1. SUKUKOKOUKSET

Suortti-suvun yhdistys r.y.:n perustamisesta tulee 16.9.2021 kuluneeksi 70 vuotta. Näin ollen seuraava varsinainen sukukokous on samalla sukuseuramme 70-vuotisjuhlakokous. Tämä otetaan huomioon sukukokouksen ja -juhlan puitteita sekä ohjelmaa valmisteltaessa. Juhlan yhteydessä julkistetaan sukuyhdistyksen historiikki, johon kootaan tietoja yhdistyksen perustamisesta, vuosikymmenien aikaisesta toiminnasta sekä sukuyhdityksen toimihenkilöistä kautta aikojen.

2. SUKUTIETOJEN PÄIVITTÄMINEN JA JÄSENKAMPANJA

Sukuneuvosto jatkaa sukutietojen päivittämistä ottaen huomioon henkilötietojen tallennusta sekä tietosuojaa koskeva kansallinen ja EU-tasoinen laimsäädäntö. Sukuyhdistyksen tietosuojavastaavana toimii sukuneuvoston puheenjohtaja.

Kustakin sukuhaarasta pyritään löytämään erityinen yhdyshenkilö auttamaan sukuneuvostoa päivitystyössä. Nämä sukuhaarojen edustajat yhdessä sukuneuvoston jäsenten kanssa muodostavat epävirallisen Suortti-suvun neuvottelukunnan, joka kokoontuu vähintään kerran sukukokousten välillä.

Sukuneuvosto pyrkii viestinnän ja muin keinoin aktivoimaan sukuun kuuluvia liittymään myös sukuyhdistyksen jäseneksi. Tämän tavoitteen edistmiseksi sukuhaarojen yhteyshenkilöillä on tärkeä rooli.

3. VALOKUVIEN JA TARINOIDEN KERÄYSKAMPANJA 2018-2020

Sukuneuvosto järjestää suvun jäsenille suunnatun valokuvien ja tarinoiden keräyskampanjan. Tavoitteena on kerätä ja dokumentoida sukutietoa menneilt vuosilta ja tästä päivästä. Parhaat kuvat ja tarinat liitetään kohdassa 1. mainittuun historiikkiin. Tarkemmat ohjeet keräyskampanjasta julkaistaan sukuyhdistyksenkotisivuilla.

4. SUKUYHDISTYKSEN KOTISIVUT JA MUU TIEDOTTAMINEN

Sukuyhdistyksen kotisivuja (www.suortti-suku.net) kehitetään nykyistä vuorovaikutteisemmaksi. Kotisivuille perustetaan erityinen "historia-sivusto", johon kootaan sukuun ja suvun henkilöihin liittyviä tarinoita ja valokuvia. Sukuneuvosto arvioi kotisivuihin liittyvää julkisuusastetta ja ryhtyy tarvittaessa toimiin, jotta erikseen ei-julkiseksi katsottavat osiot siirretään salasanan taakse. Sukuneuvosto pyrkii löytämään vastuuhekilön vastaamaan kotisivujen ylläpitämisestä.

Sukuneuvosto ylläpitäää facebooksivuilla suljettua, erityisesti nuoremmille suunnattua, keskusteluryhmää.

Toimikauden aikana lähetetään sukuyhdistyksen jäsenille yksi jäsenkirje ajankohtaisista sukuyhdistyksen toiminntaan liittyvistä asioista.

5. TALOUS

Sukuyhdistyksen jäsenmaksuksi ehdotetaan 20 euroa henkilöltä. Maksu kattaa koko kolmivuotiskauden. Tämän pohjalta jäsenmaksutulojen arvioidaan olevan noin 4 000 euroa.

Toiikauden kulut koostuvat kotisivujen ylläpitomaksusta (750 €), jäsenkirjeen ja sukukokouksen kutsukirjeen postituskuluista (500 €), sukuyhdistyksen historiikin valmisteluun liittyvistä kuluista (500 €), Suortti-suvun neuvottelukunnan kokouksen järjestämisestä aiheutuvista kuluista (200 €) sekä sukuyhdistyksen 70-vuotisjuhlakokouksen ja -juhlan järjestämisestä aiheutuvista kuluista (1 500 €).

Toimikausi 2018-2020 tulee näin ollen olemaan taloudellisesti ylijäämäinen.

Sukuneuvosto

(Sukukokous vahvisti suunnitelman ja jäsenmaksun suuruuden 19.8.2018 yksimiellisesti)

SUORTTI-SUVUN YHDISTYS R.Y.

1 § Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suortti-suvun yhdistys ry ja sen kotipaikka on Haminan kaupunki. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuyhdistys tai yhdistys.

2 § Tarkoitus ja toimintamuodot

Sukuyhdistyksen tarkoituksena on selvittää Suortti-suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa, kunnioittaa menneiden polvien muistoa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuyhdistys mahdollisuuksiensa mukaan

• järjestää sukukokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia
• suorittaa ja tukee suku- ja henkilöhistoriallista tutkimustoimintaa
• kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta, kuten kirjeitä, kirjoituksia, valokuvia ja videoita, leikekokoelmia ja muita painotuotteita sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa
• kokoaa, luetteloi ja säilyttää sukuun kuuluvia muistoesineitä joko omissa tai julkisissa kokoelmissa
• harjoittaa sukuyhdistyksen tarkoituksen toteuttamista edistävää julkaisutoimintaa
• luetteloi suvun jäsenet riippumatta siitä, ovatko nämä liittyneet sukuyhdistykseen
• toteuttaa yhteistyötä sukututkimus-, kotiseutu-, kaupunki- ja kyläyhdistysten sekä muiden tarpeellisten paikallisten, alueellisten ja valtakunnallisten yhteistyötahojen kanssa.

Toimintansa tukemiseksi sukuyhdistys voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta sekä avustuksia, perustaa sukututkimus- ja muita rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Sukuyhdistys voi omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

Sukuyhdistys ei harjoita elinkeinotoimintaa eikä sen tarkoituksena ole taloudellisen hyödyn tai voiton tuottaminen jäsenilleen.

3 § Jäsenet

Sukuyhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen henkilö, joka polveutuu Matti Yrjönpoika (1728-1774) taikka Tuomas Samulinpoika (1732-1809) Suortista, sekä hänen puolisonsa ja lapsensa. Jäseneksi voidaan hyväksyä myös naisen puolelta polveutuvat, joiden polveutuminen edellä mainituista henkilöistä on pätevästi todistettavissa.

Varsinaiset jäsenet hyväksyy hakemuksesta sukuyhdistyksen sukuneuvosto.

4 § Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota sukuyhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti sukuneuvostolle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta suullisesti yhdistyksen kokoukselle merkittäväksi pöytäkirjaan.

Sukuneuvosto voi erottaa jäsenen sukuyhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta senkin jälkeen, että on saanut asiasta huomautuksen tai on muuten jättänyt täyttämättä ne velvollisuudet, joihin hän on sukuyhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään sukuyhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut sitä tai ei enää täytä laissa taikka sukuyhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

5 § Jäsenmaksu

Sukuyhdistyksen jäsenmaksun vähimmäismäärä vahvistetaan sukukokouksessa. Sukuneuvosto voi poikkeustapauksissa vapauttaa jäsenen jäsenmaksuvelvollisuudesta.

Sukuneuvosto pitää luetteloa sukuyhdistyksen jäsenistä.

6 § Hallitus

Sukuyhdistyksen asioita hoitaa varsinaisessa sukukokouksessa valittu sukuneuvosto. Sen toimikausi kestää aina siihen asti, kunnes uusi sukuneuvosto on valittu.

Sukuneuvostoon kuuluu kuusi (6) jäsentä, jotka valitsevat keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, sukuluettelon pitäjän, rahastonhoitajan, arkistonhoitajan, kokoelman hoitajan sekä muut sukuyhdistykselle tarpeelliset toimihenkilöt. Samalla henkilöllä voi olla useampikin toimi. Sukuyhdistyksen toimihenkilöiden tulee olla, mikäli mahdollista sukuyhdistyksen jäseniä. Sukuneuvosto voi asettaa toimikuntia tai työryhmiä hoitamaan erikseen määrättyjä tehtäviä.

Sukuneuvosto ja sen asettamat toimikunnat ja työryhmät kokoontuvat puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Sukuneuvosto on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa arpa. Sukuneuvoston kokouksista idetään pöytäkirjaa.

Vaalikelpoinen sukuneuvostoon on jokainen äänioikeutettu sukuyhdistyksen jäsen.

7 § Sukuyhdistyksen nimen kirjoittaminen

Sukuyhdistyksen nimen taloudellisissa ja muissa viranomaisasioissa kirjoittaa sukuneuvoston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jommankumman ollessa estyneenä, toinen yhdessä sihteerin kanssa.

Muissa asioissa sukuyhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja taikka muu sukuneuvoston jäsen kukin erikseen.

8 § Tilikausi ja toiminnantarkastus

Sukuyhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä sukuneuvoston vuosikertomus on jätettävä toiminnantarkastajien tarkastettavaksi viimeistään seuraavan maaliskuun kuluessa.

Toiminnantarkastajien lausunto on toimitettava sukuneuvostolle viimeistään seuraavan toukokuun kuluessa.

9 § Sukuyhdistyksen kokoukset

Varsinainen sukukokous pidetään joka kolmas vuosi sukuneuvoston määräämänä päivänä ja sen määräämässä paikassa huhti-syyskuun aikana. Ylimääräinen sukukokous pidetään, kun sukukokous niin päättää tai kun sukuneuvosto katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä sukuneuvostolta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä,  kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty sukuneuvostolle.

Sukukokouksessa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Sukukokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Äänestykset ovat avoimia, ellei avoimessa äänestyksessä ole päätetty käyttää suljettua lippuäänestystä.

10 § Sukuyhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Sukuneuvoston on kutsuttava sukuyhdistyksen kokoukset koolle viimeistään kolmekymmentä (30) vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä ja seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä. Kokouskutsu voidaan toimittaa myös sähköpostitse.

11 § Varsinainen sukukokous

Varsinaisen sukukokouksen avaa sukuneuvoston puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
2. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
3. hyväksytään kokouksen työjärjestys
4. esitetään tilikausittain tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
5. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä sukuneuvostolle ja muille vastuuvelvollisille
6. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus seuraavaksi toimikaudeksi
7. valitaan sukuneuvoston jäsenet
8. valitaan toiminnantarkastaja ja tälle varahenkilö seuraavaksi toimikaudeksi
9. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli sukuyhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti sukuneuvostolle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuyhdistyksen purkaminen

Päätös näiden sääntöjen muuttamisesta, sukuyhdistyksen purkamisesta, kiinteistöjen ostamisesta, myymisestä tai kiinnittämisestä voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouskutsussa erikseen mainittu.

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai sukuyhdistyksen purkamisesta voidaan tehdä varsinaisessa sukukokouksessa yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, mutta muussa kokouksessa vaaditaan, jotta päätös tulisi voimaan, että sitä on kannattanut kaksi kolmannesta (2/3) läsnäolleista. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.

Sukuyhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi on viimeisessä kokouksessa päätettävä sukuyhdistyksen omaisuuden käyttämisestä sukuyhdistyksen tarkoitusperiä vastaavalla tavalla. Ellei tästä ole päätöstä tehty, siirtyvät sukuyhdistyksen varat, arkisto ja muu omaisuus Suomen Sukututkimusseuralle taikka vastaavalle järjestölle. Omaisuuden saaja voi sopia tieteellisten laitosten kanssa tai muunlaisten sivistyksellisten laitosten, kuten Kansallisarkiston tai maakunta-arkiston kanssa omaisuuden täydellisestä tai osittaisesta luovuttamisesta näiden haltuun.

13 § Yhdistyslain noudattaminen

Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia määräyksiä.